【摘要】随着我国高校的合并，特别是高校的学籍管理制度改革的需要，单一的教学秘书工作已不能适应高校教学管理的要求，学籍秘书工作便应用而生。它和教学秘书工作相互配合，各有各的工作职责和权限，共同服务于教学管理，为教学计划的落实、执行起着重要作用。
【关键词】高校学籍秘书工作
学籍秘书工作是一项繁琐的、复杂的系统性工作，它涉及面广，主要是对学生从入学到毕业整个培养过程的管理，包括学生的入学注册、课程考核成绩及重修、补考成绩记载、休学与复学、转专业与转学、退学与跟班试读、奖励与处分、毕业与毕业资格审查、学位授予等方面，严格按照国家的《普通高等学校学生管理规定》并结合本校的具体的学籍管理规定实施管理。学籍秘书工作与学生的基本权益紧密联系，对于维护正常的教学秩序、保证人才培养质量起着举足轻重的作用，是高校管理工作的重要组成部分。其基本原则是以学生为本，充分体现高校人性化、个性化、规范化的管理手段，为学生服务、为教师服务、为社会输送有用人才。
一、学籍秘书的工作职责
1．每学期开学时，办理在校学生的注册手续，清理上一学期不及格学生成绩，按国家有关规定统计补考人数并组织相关课程的补考。成绩管理是学籍秘书最主要的、最基本的工作，每学期结束时，都应将学生的学期成绩及时邮寄给学生及家长，以便学生作好补考准备，家长也对学生的在校学习情况有所祥细的了解，为下一学期的工作作好准备。
2．根据任课教师交来的原始成绩单，如实登录学生各学期各门课程考试、考查及补考、重修的成绩。严禁错登、漏登学生成绩、伪造学生考试成绩。
3． 核实总学时、总学分，统计每学年的学籍异动名单并办理相关异动手续。现在的高校都实行学分制管理，也就是弹性学制，无论是学年学分制还是绩点学分制，都为学生扩展知识面，提高综合素质创造了学习条件，同时也对学籍管理提出了更高的要求，这就要求学籍管理信息化、规范化。只有加强、健全学校教务管理系统的管理及建设，才能提高学籍管理的质量，才能为学籍秘书创造更好的工作平台。
4．根据教务管理系统统计学生四年成绩绩点及学分绩点，以此审查学生的毕业资格，并按本学校的四、六级成绩线，审查学位授予资格。学生四年的学习成绩决定学生能否取得毕业资格，这就要求学籍秘书加强成绩绩点及学分绩点的核算工作，学籍秘书工作是来不得半点马虎的，它要求毫无差错、准确无错，因为它关系到学生的根本利益（能否顺利毕业），尽管这项工作很繁锁、很枯糙，但它很重要。
当前，高校对全国大学英语四、六级考试都非常重视，并以此作为评估高校人才培养质量的重要指标，许多高校就以四级成绩为依据来确定学位授予线，这就要求学籍秘书做好每次的四、六级考试成绩管理，为学校确定当年的学位授予线提供准确无误的数据材料。
5. 加强学籍档案的规范化管理，保证学籍档案资料收集完整、齐全。高校学籍档案是学生在学习、实验和社会实践等活动中直接形成的对学校、社会和个人具有保存价值的历史真实记录。高校学籍档案包括学生的入学注册、录取审批、成绩考核、休学复学、学籍异动、毕业等原始记录。学籍档案管理是高校档案工作的重要部分，学籍档案的质量反映了学校的管理水平，在新形式下，尊重知识、看重文凭、查阅学籍档案已作为信用用人的最基本手段，因此，必须对高校学籍档案进行严格 、科学、规范的管理[1]。学籍秘书要负责收集成绩考核、休学复学、学籍异动、毕业等原始记录，是学籍档案中最重要的部分，必须齐全、完整，才能保证高等学校学籍档案的百分之百的高信度。[1]
二、学籍秘书工作的工作特点
1．服务性功能。管理即是服务，学籍秘书从事的是学籍行政管理，是紧紧围绕学生的学习状况为学生提供服务，为教学管理服务。
2． 政策性功能。学籍秘书工作的政策性非常强，必须严格执行《普通高等学校学生管理规定》和本校的具体的学籍管理规定对学生的学籍实行管理，并根据学生实际的学习成绩作出相应的学籍处理。
3．综合性功能。学籍秘书工作既是教学管理的一个重要组成部分，又是学生管理工作的一个重要环节，还承担着学籍档案的积累工作，是联系教与学的纽带。