人事信息管理工作在日常管理中有着极其重要的地 位,不仅政策性强,数据量大,而且日常的内容多、名目细,要求高准确性和高安全行.现在很多高校人事管理系统工作主要是由学校人事部门统一管理,二级学院部门缺少一个和其关联统一的平台来进行日常的人事信息交换.每当二级学院教职工的某些信息发生改变时,往往不能即时地在学校人事系统里更新,就会出现二级学院目标考核数据不一致,需要反复修改数据,费事费力.因此,建立一个安全快速的二级人事管理并使之和学校人事管理系统关联,将会大大提高二级学院人事信息管理员的工作效率.通过该系统,可以对本部门人事信息数据信息进行智能化的分析与归类,为学校人事信息提供可靠的参考,而且二级学院的人事管理系统操作相对简单,可以有效提高人事信息的查询效率.
一、建立学院人事管理信息系统的意义
1.增强了学院人事信息档案工作的效率.学院发展的快慢,主要决定于师资力量的培养[1].现在各个高校都非常重视师资力量的建设和发展,作为基层的人事管理部门,就更需要科学的管理系统,能将日常人事工作中一些必需的步骤简化并确立一定标准.建立学院人事信息系统可以大大提高工作的效率和质量,这样做的优点在于:(1)学院不再需要反复地核对学校的人事信息,被动地服务于学校的要求.(2)学院可以根据自身发展,依据信息数据制定人事政策,节省了去学校人事部门查询信息的时间.
2.及时为学校人事部门提供准确的数据.人事管理信息是学院发展的重要基础,因此建立二级学院的人事管理信息系统,可以准确地体现学院教职工的基本情况、师资力量等变化,为学院的师资队伍建设、目标规划提供了完备的数据基础.学院只有清楚地了解本部门的人事信息,才能为学校人事数据提供重要的可靠的信息.
二、二级学院建立人事信息系统的要求
1.数据精确、完整和可靠.信息的精确性是体现基层人事管理信息系统保障运行的根本.作为数据提供的二级单位,学院的人事信息系统中的信息,必须精确、完整和可靠.这就要求在信息录入前要收集统计二级部门教职工的详细信息并加以核实;信息录入时录入人员要认真、细致以确保数据的精确性、可靠性和完整性.
2.信息更新的时效性.学院人事信息系统包括学院人员进出、职称评审以及教师培训等多方面的信息,这些人事数据处于动态变化之中,如果收集、更新速度太慢,不能及时地进行信息传递,就会滞后人事信息的统计,甚至遗漏重要人事数据[2].信息更新的时效性就是信息系统中的数据能及时准确地反映出本部门人事信息的变化.因此,在建立二级学院人事信息管理系统时必须做到信息收集后更新的时效性,保证随时收集,及时更新.
3.确保信息的安全性.设计二级学院人事信息管理系统,不可避免地也会遇到安全问题.涉及人事信息系统安全性的因素有很多,主要有以下三个方面:(1)操作信息的管理员.如信息管理员的操作错误,将人事信息无意地泄露出去,造成人事信息保密资料的丢失.(2)系统软件.如该系统性能不够稳定,存在着系统漏洞,也会造成人事信息丢失的危险.(3)信息联网.为提高工作效率,实行人事信息系统网络化也是符合当今社会发展需求的,但目前网络病毒也非常凶猛,每年都会有很多的网络病毒对很多系统造成巨大的损失.
4.信息收集的系统性.因为二级学院人事信息最能直接及时反映每名教职工的情况,只有把基层的人员信息整理完善,信息系统化,才能满足学校人事处要求的汇总统计本部门人事信息情况的需求;才能使学校人事部门对相关的信息进行核对、整理,以为其提供详尽的数据.
三、二级学院人事信息管理系统功能需要
学院管理系统,就是教师信息管理和三级部门信息的管理.学院的发展,会伴随着人员的流动,教师的人事变动、职称、学历、考核每年都在变化,为了能及时满足于学校人事信息的收集、管理,人事管理系统需要有以下功能:(1)用户登录.需要进行通行验证,来保证系统的安全性.(2)主页面功能.它是人事信息管理系统主要部分,包括录入、生成表格,管理员可以通过选择相关指令来打开系统的各个功能页面.(3)职工基本信息操作功能.编录、修改、删除和查看人员信息.(4)系统使用的简易性和方便维护功能.人事管理信息系统的使用人员对于该系统的模块并不会十分理解,这就要求系统能够有简单明了的用户入口,简单的使用界面,这样可以使人事管理人员缩短对该系统的熟悉时间.
四、学院人事管理信息系统设计
1.管理员管理界面:该模块只对人事管理员开放权限和使用范围.这样可以保障信息的安全性,便于管理,从根本上做到了自己的数据自己管理、负责.
2.教师个人基本信息界面:该模块是提供给人事管理员使用的一个能体现学院教职工基本信息的模块,例如:学历、职务、身份证号等.
3.教职工人事信息界面:该模块提供给人事管理员使用的体现教师具体的岗位性质、所在三级部门、职称评审情况、年终考核情况等信息的模块.
4.招聘人员信息界面:该模块可以体现学院需要招聘人员的基本情况.
5.学院与学校关联界面:该模块主要体现在二级学院的人事信息有变动时,学校人事管理员可以在学校层面的系统里审核学院人事信息更改的情况,并做出批示[3].这样不仅可以减少学校人事管理员的工作压力,还加快了信息的沟通时间.
二级学院人事信息管理系统不仅是一种信息处理的工具,也是创新了二级学院人事管理工作的方法.设计二级学院人事信息管理系统,主要目的如下:(1)进一步提高二级学院人事管理工作的整体效率,同时能保证人事信息的安全性和可靠性;(2)在极大地增加人事信息的使用价值的同时符合学院人事管理工作的具体需求,把基层人事建设工作从繁重低效的重复性操作中转变成高效率的"无纸化"办公;(3)提高教职工人事信息采集工作的责任心、工作的业务技能等,为学院人事信息管理工作提供有强力的保障.
总之,在管理制度改革的大环境下,学院人事管理必须不断吸取先进的管理理念,不断提高工作能力、效率,才能更好管理本学院人事信息,服务学校.因此,设计二级学院人事信息管理系统对二级学院的人事管理工作具有十分重要的意义.
参考文献:
[1]边丽颖,张琮.人事信息化在高校人事管理中的应用[J].现代商业,2009,(20):221.
[2]黄含其,谢陶.论高校人事管理信息化建设[J].湖南商学院学报,2008,(6):47-49.
[3]张惠茹,周姝,陈铁权.人事管理系统设计与实现[J].计算机光盘软件与应用,2012,(4):191-192.
[4]王彤.高校人事管理系统的开发及研究[J].湖北成人教育学院学报,2012,(3):29-30.