商务培训中电子文档制作探讨

　　 [摘要] 阐述了培训文档的定义及特点，对文档内容和素材的选取作了认真的分析，列出了常用制作软件的特点及作用，有助于培训师制作出高质量的培训文档。
　　[关键词] 培训文档 素材 制作软件
　　
　　现代商务活动中，计算机辅助的商务培训越来越普及，因此如何制作出高质量的培训用电子文档是培训师的必备技能。培训电子文档是培训师根据培训大纲的要求和需要，经过认真设计，并以多种媒体的表现方式和超文本结构制作而成的计算机文档。
　　培训电子文档简称培训文档，必须具有教学性、科学性、交互性、集成性、诊断性等特点，能够生动形象地描述各种培训问题，提高学员的学习兴趣，增强培训效果，拓宽学员的知识面。随着计算机辅助教学被广泛应用在各级各类培训机构，制作和使用优秀的培训文档已成为培训教学的关键环节。要制作优秀的培训文档，内容的选取及合理布局是制作的关键要素，制作软件的灵活使用是必备技能，良好的授课质量及学员的认可是制作目标。
　　一、培训文档的素材及内容选取
　　1.培训文档中的素材。培训文档是多种媒体素材的有机整合，包括文本、图形、图像、动画、音频、视频等。
　　文本是培训文档中一项必不可少的内容，是学员获取知识的重要来源。文档的文本不是越多越好，过多的文本会使画面失去魅力，使学员厌烦，所以文本内容应力求简明扼要，突出重点。
　　图形、图像在培训文档中也是必不可少的素材，现在计算机的特点是在制作文档时能运用多种方法把文档制作得更生动、直观、通俗易懂，而图形、图像所表达的信息远远超过文本，因此，最好的方法就是把图形图像恰当的运用到文档中去。图形、图像的合理使用可以减轻眼睛的疲劳，有利于学员对主体内容的感知、理解和记忆。
　　动画是连续播放的一系列画面，它的基本原理与电影、电视一样，都是利用人类的“视觉暂留”原理。因此利用动画可以帮助我们对知识的理解和记忆。在文档中动画的设计应简洁生动，构图均衡统一，每个动画都要有目的性。但动画设计不宜过多，否则容易分散学员的注意力。
　　音频即声音。若单凭视觉元素传递信息，会给人单调和枯燥的感觉，合理地加入一些声音对画面可起辅助作用，能更好地表达培训内容，吸引学员的注意力，增强学习兴趣。声音包括解说、音乐和音响效果。
　　视频素材多用在一些具有实验或实践环节的培训文档中，视频的加入，不但可以使文档变得丰富多彩，而且能够进一步增强培训效果。
　　2.培训文档内容的选取。设计某门具体培训课程的培训文档时，要充分考虑培训内容的实际需要，选题必须精心、准确，体现实用性和针对性。选取文档内容时应注意以下方面：
　　(1)选择培训课程的重点与难点部分制作文档。培训文档是为学员更好地理解培训内容而设计的，因此必须根据培训的内容和大纲，在突破重点、难点上下工夫。设计应源于培训教材又高于教材，突出重点、难点，扩充培训教材之外的知识。能否达到培训教学的目标要求，关键在于课堂教学过程中培训师与学员的双边活动能否突破重、难点，因此抓住课程的重点与难点部分制作文档是至关重要的。
　　(2)选择传统的培训教学难以表达或不能表达的内容制作文档。对于那些采用传统的培训教学方式难以表现或理解的课程内容，采用培训文档方式进行合理设计后，能够充分展现知识的形成过程，变抽象为具体，弥补了传统教学方式的不足，有利于学员理解和掌握培训内容。
　　二、培训文档制作软件的选择
　　制作培训文档的软件，是指采集、编辑及处理音频、视频、图形、图像及动画等媒体素材的一系列工具，可分为素材采集与制作软件和素材编辑与合成软件两大类。“工欲善其事，必先利其器”，掌握常用制作软件的结构特性及使用要点，恰当地选择适合自己风格的软件，往往能在培训文档的制作中达到事半功倍的效果。
　　1.素材采集与制作软件。制作培训文档时，首先应进行各种培训信息素材的准备，用相应的计算机软件对各种培训素材进行采集或制作。目前比较常用的素材采集与制作软件主要有如下几种：
　　(1)文本输入与处理软件，最为常用的是Word和WPS，两者都能根据文档设计的需要制作出字形优美、任意字号的培训文本素材。
　　(2)静图素材采集与制作软件，培训文档的静图素材包括图形和图像两大类。CorelDraw是较为流行的图形处理软件，而Photoshop是使用最多的图像采集和制作软件。
　　(3)动画素材采集与制作软件，培训文档制作动画的常用软件主要有Animator Studio、Cool 3D及3DS MAX等。
　　(4)音频素材采集与制作软件，培训文档中所用的音频主要包括文档的背景音乐、解说及音效三部分。采集与制作的声音文件可用Cool Edit或SoundForge。

　　(5)视频素材采集与制作软件，视频是培训文档中的活动影像，大多是培训内容的真实场景再现，常用软件主要有Adobe Premiere和Personal AVI Editor。
　　2.素材编辑与合成软件。素材编辑与合成软件是将采集和制作的培训信息素材连接成完整的培训文档的工具软件。要成功开发一个优质的培训文档，常常会用到几种软件，可以从文档类型、培训师计算机水平等方面对编辑软件进行优化选择。下面即是经常使用的几种工具软件，只有取各家之长，才能制作出优秀的文档。
　　(1)PowerPoint:微软的Office系列组件之一，是专门用于制作和演示多媒体投影片、幻灯片的编辑软件。由于它编辑多媒体的功能较强且简单易学，所以很多培训师都是以PowerPoint起步制作文档的。它是以页为单位制作演示内容，然后将制作好的页集成起来形成一个完整的演示文档。PowerPoint内置丰富的动画、过渡效果和多种声音效果，并有强大的超级链接功能，可以直接调用外部众多文件，能够满足一般的培训要求。但PowerPoint的动画有些生硬、单调，交互功能实际上是超级链接，对于交互性要求较高的文档显得力不从心。
　　(2)Director：是制作基于时序的培训文档编辑合成软件，其强大的二维动画制作功能，加上能实现绝大多数需求的跳转控制、交互功能，使之完全可以被称为“多媒体创作软件集大成者”。Director能够满足高技术含量文档的制作需要，并且Director可以调用PowerPoint格式的文件，很多培训师经常将Director和PowerPoint配合使用，制作出高质量的培训文档。
　　（3）AuthorWare：是文档制作工具中应用比较广泛的平台，最大特点是创造了基于图标的创作方式，用可见的流程贯穿文档制作的整个过程，清晰有序。但AuthorWare的图标方式及众多的函数对普通培训师而言是难于掌握的，并且较繁琐，因此要用AuthorWare灵活自如地制作文档，不是一件容易的事。
　　对于精通这几种工具软件的培训师，可将其结合使用，制作出满意的培训文档。Authorware 侧重于系统集成，对程序的导航、交互控制功能等很强；Director侧重动态培训文档的编辑合成，特别是动画制作堪称一流。所以，由Director制作动画及特技效果，再由Authorware进行编辑合成，定能体现培训文档制作的最高水平。
　　三、制作培训文档需要注意的问题
　　1.培训文档必须注意整体视听效果。培训文档通过文字、图形、声音等手段直接作用于学员的器官，设计时应该考虑界面的表现效果，画面是否美观，声音是否合适，应从既定的培训目标出发，力求达到好的视听效果。
　　2.培训文档设计必须注意交互性的问题。交互界面是学员和计算机进行信息交流的通道，其形式有图形菜单、图标、按钮、窗口、热键等。交互性是培训文档最基本的特点，特别是培训师上课时所使用的演示型文档，交互更是培训师手中的控制器，可有效控制教学的内容和进度。
　　3.制作文档时必须注意激发学员的学习兴趣。“兴趣是最好的老师”，因此，在文档设计时必须在激发学员兴趣上做文章，这就要求制作者必须合理利用形、色、声、画等媒体元素，激发学员的学习兴趣，让他们感受到学习的乐趣。
　　培训文档是连接培训师的教与学员的学之间的桥梁和纽带，在培训教学中所体现出来的优势是传统教学手段无法代替的，在设计和制作培训文档时，必须从具体培训课程出发，遵循文档设计的科学性、有效性、目的性、便捷性及艺术性原则，以制作出优秀的培训文档。
　　
　　
　　参考文献:
　　[1]钟玉琢:多媒体技术基础及应用[M].北京: 清华大学出版社, 2005
　　[2]任晓华:用Dreamweaver MX 2004快速创建HTML电子文档[J]. 中国远程教育, 2005(8)
　　[3]姜丽:用PowerPoint制作流媒体网络课件的简便方法[J]. 中国电化教育, 2007(1)