办公自动化与文档一体化

　　 摘 要：信息技术的发展引发了办公领域里的一场革命，使人们从靠纸张传递信息发展到全新的网络信息时代，办公自动化(OA)技术的发展与应用，使文档工作一体化得以实现。
　　关键词：OA；文档；发展与实现
　　信息化社会的形成和微电子技术日新月异的发展，对落后低效的办公手段提出了挑战，如何运用办公自动化的手段来提高文档工作的效率和管理水平，实现文档一体化，以适应现代社会发展的需要，是摆在当前的一项紧迫任务。
　　
　　1 办公自动化的由来
　　
　　办公自动化(OFFICE AUTOMATION 简称OA)一词始见于1948年，它是数据处理的同义词，60年代作为办公自动化的核心设备文字处理机问世，到1972年，美国LEXITRON公司制成电视显示式文字处理机，开始获得广泛使用，由秘书、文书和专业人员操作使用不同功能的自动化设备，进行各类文件的草拟、编辑、检索以及各类信息的收集、传递和存贮。
　　办公自动化是信息革命的产物，世界先进国家，70年代，OA系统只具有电子邮件、电子报表、电子文件、电视会议、多功能电话系统、数字通信交换设备、传真设备等多功能大量的新型办公设备。80年代，随着局部网络技术和远程通信技术的发展，办公自动化又向系统化、标准化、结构化、网络化、综合化的方向发展。90年代，综合业务数字网(ISDN)开始使用，办公自动化采用高频带局部地区网(LAN)得到普及。办公自动化发展涉及两个重要内容： OA所提供的功能(即应用)，以及实现这些功能的手段和环境(即OA使用的工作站)。OA的应用有两大革新，即复合式文档以及计算机支持的群体工作(CSCW)，复合式文档包括编辑、图像、数据库、电子表格、声音以及图像处理等多种功能，复合式文档的管理(存储，检索，控制和分配)又将促进OA的组成工作方式，5-10个工作站都可接到带有光盘的服务器上，从而促进面向目标数据库和关于数据库管理系统的结合。这些技术把OA从靠纸张传递信息的时代发展到全电子信息传递的时代。
　　办公自动化是一个以计算机和现代化通信技术为核心，由其他办公设备相配套而构成的综合性现代技术系统。办公自动化是一个以信息生成、存贮、利用为主要内容的信息处理系统。办公自动化是一个以办公室为环境，以办公人员为主体，以提高效能服务为目标的人机结合的科学管理系统。
　　中国党和政府十分重视现代化技术的应用和发展，党的十一届三中全会以后，中国紧跟世界现代化发展的步伐，提出改革开放，加快国民经济发展的战略目标。邓小平同志曾在1984年题词：“开发信息资源，服务四化建设”。江泽民总书记指出：“振兴我国经济，电子信息技术是一种有效的倍增器，是实现能够发挥作用最大，渗透性最强的新技术”。
　　
　　2 办公自动化技术在文档中的应用
　　
　　文书处理工作手段的现代化是贯穿于整个办公自动化系统的中心内容，以纸质、手工为主体的传统办公方式，越来越受到以计算机为主体的新技术的冲击，在最低层次的办公系统中，需要具有文件的生成、登录、办理、立卷、归档、存贮、检索等自动化功能。更高层次的办公自动化系统应具有对包括文件在内的办公信息提取、筛选、分析、综合以及传递等自动化功能。这些功能使办公自动化系统具有对整个组织结构、业务活动的管理控制功能。
　　最高层次的办公自动化系统具有决策支持功能，要实现决策支持功能，就需使具有包括文件在内的所有办公信息的处理能够为决策服务，即具有自动化的决策信息准备、反馈信息的提取、处理、决策方案的提供、优化等功能。办公自动化在文档中的应用，其发展目标是实现具有决策支持功能、管理控制功能和事务处理三项功能齐备的办公自动化系统。
　　近年来，办公自动化在文档中的应用发展很快，其基本技术工作有：文字处理、数据处理、报表处理、语音处理、图形处理、网络通信等。
　　应用的文档办公自动化设备主要有：计算机、文字处理机、光符识别机、汉字输入、用户电报、多功能电话、传真机、复印机、一体机等设备。
　　实现办公自动化，不仅需要购置硬件还要有与之相配的“软设备”，软件必须具备：①系统设计的合理性和先进性。②系统功能的实用性与完善性。③软件的通用性、可移植性。④软件的安全性和可维护性。⑤系统操作的简便性和易学性。⑥主要技术指标的考察，有：倒排档、顺排档、复合项模糊检索等。
　　计算机在文档中的应用主要有以下几点。①文字处理。②收文登录和检索。③公文的跟踪催办。④发文管理，对各类文件进行发放、户头登记、签收等。⑤综合统计。⑥与通信设备连接进行远距离文件传送。⑦与印刷设备相配套，进行排版印刷。⑧建立各类数据库，为领导和办公人员提供资料服务。⑨对文件分类、组卷、编制案卷目录、各类检索工具。⑩增加刻录设备就可用光盘永久存贮各类信息资源。
3 办公自动化、文档一体化的前景展望
　　
　　根据中国目前办公自动化发展的水平和趋势，办公自动化在文档管理的中应用越来越趋向于：
　　3.1 设备的配套化
　　从文档办公自动化的应用实践来看，计算机与其他OA设备的组合配套成了一种客观需要，如：在计算机应用初期，尽管软件设计赋予计算机各种功能，但由于没有相应的硬件配套，实际上只是用于文字处理，为办公人员草拟、修改、编辑文稿、打印清样提供了方便。当配置一套简易照排、印刷、刻录等设备，就可将计算机文字处理的有关信息印制各种信息资料，还可刻在光盘上永久保存，改变了重复劳动，提高了工作效率，这说明计算机功能是多维的，客观上要求与其他设备相配套，否则，计算机的许多功能就会处于空置状态。
　　3.2 信息的网络化
　　办公自动化讲究“规模效益”，它的“规模效益”主要不在于其设备的规模，而在于信息网络化程度的高低。一般来说，在同等的设备条件下，其网络程度越高效益就越大，办公自动化的网络效益主要体现在：
　　(1)通信效益。计算机联网，为网内通信提供了方便，特别是远程通讯技术的应用，信息的传递，增强了计算机远程信息处理功能。还获得了一地排版，多地印刷的经济效益。
　　(2)综合效益，即网内各工作站构成了众多的信息通道，丰富了信息资源，同时增强了计算机综合处理信息的能力。
　　(3)服务效益，网络范围越大网内的信息传输面就越广，所存贮的信息就能为更多的用户服务，随着远程通讯技术的发展和应用，以最大限度地共享外部设备和信息资源。
　　3.3 应用的标准化
　　 办公自动化应用的发展，在很大程度上取决于计算机应用软件的标准化，目前人们在着手建立计算机应用系统时，往往注重于对计算机硬件的选择和软件系统的人机界面，容易忽视应用过程中的标准化问题，即使在一个单位内也不注意此系统与彼系统相关信息的连接，文书、业务和档案没有统一规划，各类信息缺乏通用性，给信息资源交换和共享带来一定的困难，同时数据的重复输入，也造成人力、物力的浪费。随着计算机网络的拓展和性能的通用性，将让人们认识到标准化问题的重要，办公自动化在文档工作应用中迫切需要解决标准化问题有：
　　(1)文件格式标准化。包括各类公文的体例标准，特别是文种的语言表述标准，有关词、概念、术语的标准。
　　(2)文档处理的标准化。包括文件的传递、运行、行文规则、文件著录、主题词标引、归档工作制度以及操作标准等。
　　(3)应用软件的标准化。包括软件的编程语言、接口制式、数据库结构、限长、功能设置、输入、输出格式等标准。
　　3.4 管理一体化
　　根据文档的形成规律，文书是档案的来源，档案是文书的归宿，文书处理和档案工作是一个紧密联系，相辅相成的统一体。在没有先进技术来保障两者的紧密联系的情况下，实际工作中存在着难以克服的矛盾，文书、业务忙于眼前，工作缺乏条理性，档案对前期心中无数，工作较被动。随着计算机的出现和网络通讯技术的应用，一方面为增强文档工作系统化提供了物质条件，另一方面计算机应用发展本身也有在更大范围内实现资源共享，文书、业务工作中形成的信息可在档案管理中应用，实现了一次输入多次提取的全过程管理和全文管理工作。为实现文档一体化奠定了基础，它将减少重复劳动，大大提高工作效率。因此，文档一体化将成为办公自动化发展的一大趋势。
　　
　　4 文档一体化已发展成办公自动化的一大趋势
　　
　　目前，计算机已从科研院所、大中型企业，走近了平常百姓家，INTERANET遍及世界各地，中国艺术研究院办公自动化工作，早在10前，在院各级领导的支持帮助下，曾先后开发研制了图书、档案、财务等管理软件，用于各项管理工作，受到上级领导的肯定，有两项曾获文化部科技进步奖。
　　近年来，院领导更是重视，不但建立院办公自动化局域网，还开通了中国非物质文化遗产网站，为院办公自动化，全国乃至世界的文化信息交流提供了有力的平台。
　　院所属各单位，目前，在网上能够用计算机进行文字草拟、修改、打印清样。文件登录、检索、跟踪催办、综合统计、远距离传递、分类、编目、数据管理等，用科学的方法将无序的信息，进行加工整理，组成有序的，方便存贮和利用的艺术科研共享信息。