公文流转系统的研究

　　 摘 要 公文流转系统是办公自动化系统的核心，在介绍公文流转系统中工作流的基础上，对目前国内外公文流转用到的相关技术进行了总结，最后对公文流转的发展方向进行了展望。 关键词 公文流转；办公自动化；工作流
1 前言 随着信息技术在我国的普及，各类信息化技术手段在政府企业中不断得到应用，极大地提高了政府企业的办公效率，对行政办公模式的变革产生了深远的影响。日常公文处理在政府机关或者企业的工作中是一项繁杂而重要的工作，在工作中，往往会因为个人文书管理不当，产生文件遗失，过时未批，或者出差在外，无法及时批阅等情况。传统的数据文件是一份份厚重的文件档案及纸制文件，要查询一份历史数据就要到文件的归档部门，再去查询归档的年份，找到归档的档案，即耗时又烦琐。因此，需要开发公文流转系统，让人员从长期繁杂的办公事务中解放出来，提高工作效率，降低行政成本，实现办公自动化。 办公自动化(OA)是20世纪70年代兴起的基于数据库技术、网络技术、软件工程技术发展起来的一门技术科学。目前，OA已经从最初的汉字输入、文字处理、排版编辑、查询检索等的单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统[1]。 公文流转是OA的核心，也是实现无纸办公的重要标志。政府和企事业单位正在积极采用办公自动化系统提高办公效率。公文流转子系统作为所有OA的公共构件，它利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的处理，对目前传统公文处理而言，很大程度上提高了公文处理效率和准确性[2]。 本文将从多个方面全面论述目前公文流转的相关技术和国内外研究现状，分析公文流转的优缺点。论文首先介绍公文流转的发展趋势，然后开始介绍公文流转的一些概念和需要用到的相关技术，以及目前国内外的研究现状，最后对未来公文流转的研究提出自己的观点。2 公文流转的发展趋势 事实上，现在的办公已经不再是简单的文档处理，不再是单纯的行政事务了。现代办公的任务是提高整个企业的运作效率，进而提高企业的核心竞争力。知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。因此将来的办公自动化系统的核心是知识，实现的基础技术是知识管理。 同样现在以及未来的公文流转系统，也需要在现有的办公自动化系统的发展基础上得以进一步的发展。综观现在国内外的公文流转系统以及办公自动化系统中的公文流转，能够轻易的发现未来的公文流转系统朝着以下几方面发展： （1）集成。现代企业和许多政府除了拥有公文流转系统之外，还有许多其他的管理系统。由于大量的信息孤岛式的建设，他们之间很少能够紧密协调起来。就前端来说，经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统，并且发现数据常常不一致，可以比较肯定地说，目前中国具有信息系统的企业和政府绝大部分都是这种情况。他们往往具有多个供应商提供的多个系统，但很少集成。也有少数企业采用ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企业凤毛麟角，也可能正在产生之中。因此，现在或者未来所需的公文流转系统是需要一个能够集多种功能于一体的系统。 （2）完全基于Web。从目前用户的使用技能和接受程度以及系统的维护成本考虑，Web界面最容易接受。另外从集成方面来讲，必须采用人人支持的Web标准如HTML，java script，Activex，IIOP，DHTML，XML，JAVA等才能在一个界面下容纳，否则的话，技术难度就会导致集成不可能实现。 （3）流程优化。对于流程，熟悉公文流转系统的人就会想起收发文的流程。那是非常完善的、符合层级结构的、效率低下的流程。对于如何优化该流程，如果基于原有的思维模式和知识领域，就无法获得更多。必须基于现代的流程管理思想对目前的业务流程进行重组。 （4）基于知识。进入知识经济时代，人人都是知识工作者，要求公文流转系统必须具有知识内涵，或者说是基于知识。3 公文流转中的工作流3.1 工作流的基本概念 根据工作流管理联盟 （WFMC） 的定义，工作流是一类能完全或部分自动执行的经营过程，且能根据一系列的过程规格、文档、信息或任务在不同的执行者之间进行传递和执行[3]。简单地说，工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。3.2 公文流转中工作流的特点 与一般意义上的工作流不同，公文流转系统中的工作流有自己的特点和特殊要求。公文流转就是办公文件从拟稿到归档并在各部门之间逐级审批的流转过程。根据参考文献[4]，公文流转的模式一般可归纳为以下四种：直流模式，分流模式，合流模式和回流模式。 直流模式是最简单的流转模式，表示文档在人员之间一对一的传送，通常用于申请审批类流程，如一份公文信息单经部门经理批示后直接交给下一个经办人处理。 分流模式表示企业中人员之间一对多的传送，比如一些通知。 合流模式表示企业中人员之间的多对一的送达，如总经理分发给多个下一级部门经办人的信息单经不同的经办人员处理完成后汇总给总经理进行查看批示。 回流模式表示公文流转过程中可能会出现的退回、重做等情况，从而在流程中形成回路，这种情况也十分常见。
这些基本的流进行组合可形成更复杂的流。此外，通过对以上公文流转模式的研究，可以整合和确立各个操作节点之间的关系。4 国内外相关技术 目前，国内外开发公文流转的技术多种多样，下面我们主要介绍Lotus Notes、ASP、Visual Studio、JAVA等主要的技术手段以及它们具有的不同特点和在不同的领域发挥的不同优势。 1) 基于Lotus Notes的公文流转系统 Lotus Notes被视为最成熟的公文流转平台，由于其本身具有强大的工作流(workflow)设计能力，与公文流转复杂的工作流相适应， 因而成为大型公文流转系统开发的首选技术手段。利用Lotus Notes既可以实现B/S模式的公文流转系统，也可以使之适应C/S的应用模式，其完善的文档数据库和权限管理系统为公文流转的顺利实现提供了强有力的保障。但Lotus Notes的灵活性较差，外在表现形式单一，开发成本较高。 2) 基于Exchange Server的公文流转系统 Exchange Server与Lotus Notes有相似之处，都具有强大的工作流设置能力，在早期的办公自动化系统中，Exchange Server 被广泛使用，在客户端使用OutLook等电子邮件系统进行操作，但是在使用上不直观，灵活性差，同时基于Exchange Server的二次开发难度也较大，系统之间的兼容性和扩展性差，目前在市场上单纯地基于Exchange Server的公文流转系统比较少见[5]。 ３) 基于Windows .Net框架的公文流转系统 Windows .Net框架具有很强的灵活性和扩展性，能够与操作系统平台进行良好的结合，与各类应用程序可进行数据传递，其系统同时可用语B/S和C/S两种模式，在外在表现形式上十分灵活，开发难度和成本低，能够方便的使用各类中间件。 Windows .Net框架下的开发工具很多，主要有VB、VC、ASP等，作为一种通用的开发手段，Windows .Net框架的应用范围很广，但它的专业性不强，在开发公文流转系统时需要进行复杂的重定义工作，同时在规模大的应用过程中稳定性一般。目前广泛使用的基于浏览器，使用ASP开发的办公自动化系统一般具有简单的公文流转功能，从技术手段上分可将其划为本类。 ４) 基于JAVA的公文流转系统 Java具有很强的数据处理功能和稳定性，在大规模数据处理和安全性方面占优势，适合开发浏览器形式的应用系统，J2EE的开发模式适合工作流性质的软件开发，有比较强的灵活性，在开发模式上与ASP相似。目前市场上还没有完全基于Java的公文流转系统，由其实现的公文流转功能主要表现在一些有Java开发的办公自动化系统中。目前使用的Struts框架及MVC模式，结合JSP开发出来的公文流转系统在市场上具有很强的挑战性。5 结论与展望 目前公文流转研究已经初步处于成熟阶段，不过其理论和方法还有待于进一步完善。基于目前公文流转的现状，以下方面的研究将得到更多的关注： （1）系统的集成性，换句话说，就是现在或者未来我们所需要的是一个能够集多种功能于一体公文流转系统。 （2）完全基于网络，也是能够开发出完全基于B/S的公文流转系统，这样才能有利于系统的维护和系统集成的实现。 （3）对公文流转流程的合理优化。我们必须要基于现代的流程管理思想对目前的业务流程进行重组、优化，这样才能提高公文流转的效率。参考文献[1] 沙海燕，崔浩.办公自动化系统中工作管理系统模型[C].OA’99全国学术会议论文集，1999.11 [2] 谢波，姜贤塔，陈根才.公文流转中复杂工作流程的通用设计[J]计算机工程与应用，2000，(11)：94 95[3] WFM-TC-1003，The workflow referce model[S].1995.[4] 陈江东.办公自动化系统的系统分析[J].计算机系统应用，1998，(10)：12-14[5] 苏新宇，吴鹏，朱晓峰. 电子政务技术[M]. 国防工业出版社，2003.1：12-15 页